Inkoopbeleid Radboud Universiteit

Inkoopbeleid Radboud Universiteit

Inleiding
Kaders en uitgangspunten
Inkoopthema's en leidende principes
Reikwijdte van het beleid
Leeswijzer
Het inkoopbeleid in pdf (pdf, 347 kB)
Algemene inkoopvoorwaarden

Inleiding

Als universiteit willen we bijdragen aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen en zowel regionaal als internationaal van betekenis zijn. Met dit Inkoopbeleid leveren we een actieve bijdrage aan deze ambitie om zo te werken aan een circulaire en klimaat neutrale universiteit met oog voor de leefomgeving en welzijn van de mens. De Radboud Universiteit koopt jaarlijks voor ongeveer 120 miljoen euro aan (bouw)werken, diensten en leveringen (producten) in. Zo maken we onderzoek en onderwijs mogelijk voor de gehele universiteit en ondersteunen we de bedrijfsvoering.

Met ons inkoopvolume kunnen we als universiteit een enorme impact maken op de wereld om ons heen. We willen hierin een voorbeeldfunctie vervullen en vooroplopen. Als opdrachtgever kunnen we het verschil maken door actief
de ontwikkeling en toepassing van innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken te stimuleren en bij te dragen aan verdere opschaling hiervan. Door zichtbaarheid en kennisdeling dragen we bij aan het ontstaan van een olievlekwerking in de hele keten. Zo inspireren we ook anderen om een positieve impact te creëren.

Kaders en uitgangspunten

In onze strategie ‘A Significant Impact’ staan onze ambities voor het creëren van een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Deze ambities zijn uitgewerkt in beleidskaders en programma’s, waaronder het Duurzaamheidsbeleid 2021 – 2025 en het inrichtingsvoorstel Contractmanagement. Het Inkoopbeleid is in lijn met de organisatiestrategie en alle aanverwante beleidsplannen opgesteld.

Voor het tot uitvoering brengen van het Inkoopbeleid is het van belang dat we tijdig starten met het inkoopproces samen met alle betrokkenen vanuit alle organisatieonderdelen. In de opstart van het inkoopproces worden inhoudelijke en strategische keuzes gemaakt voor de invulling en uitvoering van de opdracht (de inkoopstrategie). De realisatie van de ambities in dit Inkoopbeleid vraagt om een bredere aanpak en sturing van elk inkoopproject. Met het instellen van een tenderboard zal er nog meer ingezet worden op samenwerking en sturing over de faculteiten en divisies heen om met impact in te kopen.

Inkoopthema’s en leidende principes

‘Alles wat we doen, doen we duurzaam’, conform de ambities uit ons Duurzaamheidsbeleid. Zo ook onze inkopen.
De komende jaren willen we daarom nog nadrukkelijker inzetten op Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

De vier inkoopthema’s die centraal staan in het Inkoopbeleid zijn:

1. We gaan voor klimaatneutraal;
2. We werken mee aan circulariteit;
3. We creëren gezonde leefomgeving;
4. We zorgen voor gelijke kansen.

De praktijk is dat er binnen de universiteit bij een aantal aanbestedingen de inkoopthema’s reeds zijn geïntegreerd, maar dit is nog geen standaard voor al onze inkopen. We staan aan het begin van een volgende fase en willen met dit inkoopbeleid concreet invulling geven aan onze duurzaamheidsambities.

Om de uitvoering van deze vier inkoopthema’s te kunnen borgen in de inkoopprocessen zijn er expliciet een drietal inkoopkaders benoemd:

I. Onze inkoopprojecten zijn doelmatig en doeltreffend
II. Onze inkoopprojecten zijn in samenwerking tot stand gekomen
III. Onze inkoopprojecten zijn conform geldende wet- en regelgeving

Reikwijdte van het beleid

Dit Inkoopbeleid heeft twee hoofdfuncties. Ten eerste dient het om intern heldere kaders te formuleren waaraan al onze inkopen moeten voldoen en waaraan bij inkoop betrokken medewerkers zich moeten houden. Ten tweede dient het om (potentiële) opdrachtnemers en overige stakeholders te informeren over onze standpunten en procedures met betrekking tot inkoop. Het Inkoopbeleid geldt voor alle onderdelen en alle medewerkers binnen de Radboud Universiteit. Afwijken van het Inkoopbeleid is uitsluitend mogelijk indien gemotiveerd kan worden aangegeven waarom en in hoeverre dat in een specifieke situatie gerechtvaardigd zou zijn. Daar waar nodig zal het college van bestuur besluiten tot afwijken.

In lijn met de planning- en controlcyclus rapporteert Inkoop over de voortgang en de uitvoering van het Inkoopbeleid aan de tenderboard.

Het Inkoopbeleid treedt in werking op 1 mei 2021 en loopt tot het moment dat er een nieuw Inkoopbeleid wordt vastgesteld. Het ingezette beleid zal regelmatig worden geëvalueerd. Ontwikkelingen in de eigen organisatie, wijzigingen in wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de leveranciersmarkt (zowel bij bestaande als potentiële nieuwe leveranciers) kunnen aanpassingen nodig of wenselijk maken.

In uitvoeringsprogramma’s (waaronder het Inkoophandboek en een Maatschappelijk Verantwoord Inkoop Actieplan) leggen we vast hoe we het Inkoopbeleid tot uitvoering gaan brengen.

Leeswijzer

Allereerst wordt in het Inkoopbeleid onze ambitie beschreven en wordt stilgestaan bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en de vier inkoopthema’s. Dit is terug te vinden in hoofdstuk 1. In hoofdstuk 2 wordt stilgestaan bij het globale inkoopproces. De stappen uit het inkoopproces gelden voor alle inkopen die we als universiteit doen. Ook wordt stilgestaan bij de taken, rollen en verantwoordelijkheden van iedereen in het inkoopproces. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de drie inkoopkaders.

Lees hier (pdf, 347 kB) het volledige inkoopbeleid.